専任のIT担当者が不在でもできる情報システム管理

パソコンやスマートフォン、クラウドサービスなど、会社で利用するITは年々増えています。一方で、それらを専任の担当者が管理している中小企業は多くありません。

普段は問題なく業務が回っていても、担当者の退職やパソコンの故障、システムトラブルをきっかけに課題が見えてくることがあります。

• ■クラウドサービスの管理者が分からない
• ■退職者のアカウントが残っている
• ■契約の更新時期を把握していない
• ■バックアップの状況が分からない

といったケースです。

情報システム管理というと難しく聞こえますが、特別な知識がないとできないものではありません。まずは、自社で利用しているITを整理することから始められます。

自社のIT管理の状況を把握していますか？

情報システム管理で最初に確認したいのは、自社で利用しているITの状況です。

まずは、現在使用しているITの状況を確認してみましょう。

• ■パソコン・スマートフォンの全台数
• ■誰が利用しているか
• ■クラウドサービスの管理者は誰か
• ■契約更新はいつなのか
• ■バックアップは取れているか

もし、答えに迷う項目がある場合は現状を整理する余地があるかもしれません。

情報システム管理はIT資産管理から始める

情報システム管理の第一歩は、会社で利用しているIT資産を把握することです。

IT資産には、パソコンやスマートフォンだけでなく、クラウドサービス、メールアカウント、プリンター、ネットワーク機器、ソフトウェア、保守契約なども含まれます。

まずはExcelやスプレッドシートで一覧を作り、

• ■何を使っているか
• ■誰が使っているか
• ■誰が管理しているか

を確認できる状態にしましょう。 完璧な台帳を作る必要はありません。まずは会社のITを”見える化”することが大切です。

情報システム管理で確認したい3つのこと

IT資産が把握できたら、次は日々の管理状況を確認します。特に見直しておきたいのが、ID、パスワード、バックアップです。

• ①ID管理
• クラウドサービスや業務システムのIDは、誰が利用できるのか分かる状態になっているでしょうか。
• 退職した社員のアカウントが残ったままになっていると、情報漏えいなどのリスクにつながります。
• 異動や退職があった際に見直せる仕組みを整えておくと安心です。
• ②パスワード管理
• 複数のサービスで同じパスワードを使い回していないか確認してみましょう。
• また、重要なサービスは二段階認証を設定しておくと、不正ログイン対策につながります。
• ③バックアップ
• バックアップは取っているだけでは十分ではありません。
• 会計データや顧客データ、契約書など、業務に必要なデータが復元できる状態かどうかも確認しておきたいところです。

IT担当者に依存しない仕組みをつくる

中小企業では、ITに詳しい社員が管理を担っていることも少なくありません。その人がいる間は問題なくても、異動や退職によって管理が引き継げなくなることがあります。

そこで大切なのが、情報を特定の人だけが持たない状態をつくることです。

• ■管理者アカウント
• ■契約情報
• ■保守会社の連絡先
• ■システムの利用ルール

などは、必要な人が確認できるようにしておくと安心です。

会社として管理できる仕組みを少しずつ整えていきましょう。

外部支援を活用するという選択肢

情報システム管理をすべて社内で行う必要はありません。

パソコンの設定やネットワーク管理、クラウドサービスの導入支援などは、外部の専門家へ相談する方法もあります。

一方で、

• ■どの業務を優先するか
• ■どのデータを守るか
• ■どこまで費用をかけるか

といったことは、自社で考えておきたいポイントです。

大切なのは、すべてを社内で抱え込むことでも、すべてを外部へ任せることでもありません。自社で管理する部分と、外部の力を借りる部分を整理しながら、無理なく続けられる体制をつくることです。

「何から整理すればよいか分からない」「社内だけでは対応が難しい」と感じる場合は、外部の専門家へ相談しながら進めることも選択肢のひとつです。

専任のIT担当者が不在でも情報システム管理は進められる

大切なのは、まず自社のITの状況を把握し、利用しているIT資産を”見える化”することです。そのうえで、IDやパスワード、バックアップの運用状況を確認し、特定の社員だけに情報が集中しない仕組みを整えていきましょう。

情報システム管理は、日々の業務を止めないための土台です。専任の担当者がいなくても、できることから一つずつ整理していくことで、管理しやすい環境につながります。

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