デジタル化を進める前に確認しておきたい”5つのこと”

紙やExcelでの管理を減らしたい・デジタル化が必要だとは思うけれど、何から手をつければよいかわからない・システムを導入したものの、思ったほど変化を感じられない

このようなお話を伺うことがあります。

業務改善やデジタル化というと、新しいシステムや便利なツールを導入することを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。

もちろん、ツール選びも大切です。

ただ、それ以上に大切なのは、今の仕事の進め方を見直し、日々の業務で感じている小さな不便や手間を整理することかもしれません。

今回は、デジタル化を進める前に一度立ち止まって確認しておきたい5つのポイントをご紹介します。

1．ツール選びの前に業務の流れを整理する

デジタル化を考え始めると、ついシステムやアプリ探しから始めたくなります。

ですが、その前に見ておきたいのが今の業務の流れです。

例えば、

• ■同じ情報を何度も入力している
• ■最新の情報がどこにあるかわからない
• ■月末だけ集計作業が集中する
• ■確認待ちで仕事が進まない

といったことはないでしょうか。

こうした状態は、システムがないことよりも、業務の流れに改善の余地があるサインかもしれません。

まずは普段の仕事の流れを書き出してみるだけでも、新しい発見があります。

どこで情報の転記が発生しているのか、確認作業が集中しているのはどこか、属人化している業務はないかを”見える化”することで、改善すべきポイントが見えてきます。

2．改善したい目的を明確にする

デジタル化を進めるときは、「何のために取り組むのか」を整理しておくことがおすすめです。

例えば、

• ■請求業務の負担を減らしたい
• ■情報共有をしやすくしたい
• ■集計作業をラクにしたい
• ■ミスや漏れを減らしたい

など、会社によって課題はさまざまです。

目的が見えてくると、「どんな方法がよさそうか」「どんなツールが合いそうか」も考えやすくなります。

3．現場の運用を確認する

業務改善は、実際に使う人が無理なく続けられてこそ意味があります。

管理する側から見ると効率的に見える仕組みでも、現場では使いにくいということは意外と少なくありません。

普段の仕事の進め方や例外対応など、現場ならではの工夫を確認しながら進めることで、自然と定着しやすくなります。

「導入すること」ではなく、「実際に使い続けられること」を意識したいところです。

4．効果を振り返れるようにする

改善した後は、どんな変化があったのかを振り返ってみましょう。

例えば、

• ■作業時間が短くなった
• ■ミスが少なくなった
• ■確認作業が減った

といった変化です。

大きな成果でなくても構いません。

「前より少しラクになった」

そんな実感が積み重なることで、次の改善にも取り組みやすくなります。

5．セキュリティ対策も忘れずに

デジタル化が進むと、顧客情報や取引情報、従業員情報などを扱う機会も増えていきます。

そのため、

• ■パスワードの使い回しを避ける
• ■二段階認証を利用する
• ■使っていないアカウントを整理する
• ■データのバックアップを取る

といった基本的な対策も一緒に考えておきたいところです。

難しいことを一気に進める必要はありません。

まずはできることから少しずつ取り組んでいけば十分です。

まずは身近な業務を見直すことから

デジタル化は、新しいシステムを導入することがゴールではありません。

毎日の仕事の中にある手間やムダを減らし、働きやすい環境を作っていくことが本来の目的です。

まずは身近な業務を見直し、「どこに時間がかかっているのか」「どこで仕事が止まりやすいのか」を確認するところから始めてみてはいかがでしょうか。

自社に合った方法を見つけ、続けていくことが、無理のない業務改善とデジタル化につながります。

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